
توضیح: وقتی بیش از اندازه با دنیای اطلاعات سر و کار داشته باشی، بعد از مدتی کمی سختگیر می شوی و دیگر هر مطلبی به ذائقه شما خوش نمی آید. همواره به دنبال چیزهای نو و بدیع می گردم اما جدیدا به صورت قطره چکانی به ان دست می یابم. حال پس از مدتی متوجه شدم که دوستان خوبم در جامعه اسلامی دانشجویان دانشگاه های اصفهان و علوم پزشکی، واحد روابط عمومی را نیز به مجموعه شورای مرکزی اضافه کرده اند که بسیار خوشحال شدم چراکه شاید در 10 سال گذشته کمتر نیاز به چنین واحدی حس میشد اما امروز روابط عمومی ها حرف اول را برای گفتن دارند.
متن زیر آیین نامه واحد روابط عمومی جاد اصفهان است که در ادامه می خوانیم و به نظر از ساختار خوبی برخوردار است.
آیین نامه داخلی واحد روابط عمومی
«إِنَّ اللَّهَ یُحِبُّ الَّذِینَ یُقاتِلُونَ فِی سَبِیلِهِ صَفًّا کَأَنَّهُمْ بُنْیانٌ مَرْصُوصٌ»
(خداوند دوست دارد کسانی را که در راه او در صفی، همانند دیواری که اجزایش را با سرب به هم پیوند داده باشند، می جنگند.)
«وظیفهی دوّم تبیین؛ تبیین اساس کار ما است. ما با ذهنها مواجهیم، با دلها مواجهیم؛ باید دلها قانع بشود. اگر دلها قانع نشد، بدنها به راه نمیافتد، جسم ها بهکار نمیافتد؛ این فرقِ بین تفکّر اسلامی و تفکّرات غیر اسلامی است.» (مقام معظم رهبری)
1- اهداف:
با توجه به اهمیت نظم و سازماندهی که یکی از وظایف اساسی یک تشکل مطلوب است، واحد روابط عمومی جامعه اسلامی دانشجویان دانشگاه اصفهان و علوم پزشکی با هدف سازماندهی در بخش های مستندسازی، اطلاع رسانی و تبلیغات، فضای مجازی و روابط در صدد ایجاد بستری مناسب برای بهتر انجام شدن فعالیت های تشکل می باشد. این واحد در نظر دارد تا با نگرش سیستمی به واحدها در راستای اجرای برنامه ها به آنها کمک کند.
2- ساختار:
2-1- مسئول واحد:
عضو شورای مرکزی که توسط شورای مرکزی به این سمت منصوب شده و وظایف زیر را دارا می باشد:
الف- تشکیل منظم جلسات شورای واحد
ب- ارتباط با شورای مرکزی
2-2-قائم مقام:
مسئول واحد موظف است حداکثر تا قبل از شروع سال تحصیلی جدید قائم مقام خود را در شورای واحد معرفی کرده و پس از تایید این فرد توسط شورای واحد و شورای مرکزی، حضور وی در جلسات شورای واحد الزامی است. همچنین علاوه بر انجام مسئولیتهایی که از طرف مسئول واحد به وی سپرده میشود باید به عنوان بازوی مشورتی مسئول واحد نیز ایفای نقش کند.
تبصره: در صورت نیاز، مسئول واحد می تواند جهت تسریع در امور، دو قائم مقام یکی از دانشگاه اصفهان و دیگری را از دانشگاه علوم پزشکی اصفهان معرفی کند.
2-3- اعضای عادی واحد:
کلیه افرادی که ضمن تمایل به همکاری در واحد روابط عمومی، مسئول واحد را در جهت پیشبرد اهداف تشکل یاری میکنند.
3- شرح وظایف:
وظایف مسئول واحد روابط عمومی در راستای چهار شاخه اصلی به شرح زیر است:
1- مستندسازی و بایگانی:
مسئول واحد روابط عمومی موظف است از مسئولین واحدهای شورای مرکزی کلیهی محتوای کتبی برنامه ها را به صورت منظم حداکثر 10 روز پس از هر برنامه همراه با تاریخ برنامه مطالبه و بایگانی کند.
تبصره1: محتوای کتبی شامل نشریه، بروشور، کارت دعوت، تبلیغات و... به تعداد 10عدد به همراه یکسری گزارش کامل از روند برگزاری برنامه می باشد. (گزارش کامل شامل: نحوه اجراء برنامه، مدعوین، بازخورد از شرکت کنندگان، ترتیب اجرای برنامه و...)
تبصره2: سایر محتواها اعم از فیلم، عکس، صوت و... باید روی لوح فشرده به تعداد حداقل دو عدد قرار گرفته و تحویل داده شود.
تبصره3: مسئولین واحدها موظف هستند که محتوای رسانه ای هر جلسه را به مسئول واحد روابط عمومی برای نشر در فضای مجازی ارائه کنند.
تبصره4: در صورتی که پس از اتمام زمان مشخص شده محتوایی برای بایگانی در اختیار واحد روابط عمومی قرار نگرفت،پس از سه مرتبه تذکر به مسئول واحد مربوطه، میتواند این مورد را در شورای مرکزی مطرح نمایند.
2- اطلاع رسانی و تبلیغات:
2-1- اطلاع رسانی برنامه ها به اعضای مربوطه تشکل جامعه اسلامی دانشجویان
2-2- تبلیغات برنامه های دانشگاهی در فضای مجازی و فضای دانشگاه
2-3- فضاسازی دفتر در راستای تبیین مواضع جامعه از جهات مختلف سیاسی، فرهنگی و... به دفتر و خارج از آن.
تبصره: به منظور تبیین مواضع، واحد روابط عمومی موظف است بردهای تشکل و فضاهای داخل دفاتر را سازماندهی کند و دیگر واحدها موظف هستند در تامین محتوای بردها و فضای داخل دفتر با این واحد کمال همکاری را داشته باشند.
2-4- پخش مجلات چاپ شده در سطح دانشگاه
3- فضای مجازی:
3-1- مدیریت و سازماندهی فعالیت های جامعه در فضای مجازی
3-2- سازماندهی سایت جامعه اسلامی دانشجویان
تبصره1: با توجه به وجود کارگروه فضای مجازی در خواهران، مسئول واحد موظف است که با مسئول کارگروه همکاری و هماهنگی لازم را داشته باشد.
تبصره2: مسئولین واحدها موظف هستند که در تولید محتوا کمال همکاری را با واحد روابط عمومی (برادران) و کارگروه فضای مجازی خواهران (خواهران) داشته باشند.
3-3- آماده سازی انواع پل های ارتباطی با جاد از طریق فضای مجازی
3-4- پیگیری ثبت نشریات و سخنرانی ها و مصاحبه های دفتر در پایگاه های اینترنتی مختلف
4- روابط:
برقراری تعامل وارتباط با بقیه واحدها
هماهنگی با واحدها در حیطه کاری فضای مجازی و فضاسازی
رابطه با تشکل های دیگر در دانشگاه اصفهان و علوم پزشکی و دانشگاه های دیگر
تبصره: این رابطه با تشخیص دبیر و در سطح هماهنگی می باشد.
4- شیوه ی تشکیل جلسه و اتخاذ تصمیم:
4-1- بعد از انتخاب قائم مقام، جلسات با حضور حداقل 3 نفر اعضاء شورای واحد رسميت مييابد.
تبصره1: قبل از انتخاب قائم مقام، جلسات با حضور حداقل 3 نفر اعضاء دفتر رسميت مييابد.
تبصره2: در شرایط ضروری جلسات با حضور 2نفر که حتما یکی از آن ها مسئول واحد یا قائم مقام یا هر دوی آنان است تشکیل میگردد.
4-2- مسئول جلسات شورای واحد، مسئول واحد می باشد و اداره جلسه برعهده وی است.
4-3- جلسات بدون حضور مسئول واحد تشکیل نخواهد شد.
تبصره: در مواقع بسیار ضروری جلسه با حضور قائم مقام برگزار میگردد که هماهنگی آن با مسئول واحد است.
4-4- حضور افرادی به غیر از اعضاء ثابت به عنوان مهمان و یا اعضای عادی با هماهنگی قبلی با مسئول واحد امکان پذیر است.
4-5- حضور مسئول واحد و قائم مقام در جلسات مشترکی که با کارگروه فضای مجازی خواهران برگزار میشود الزامی است.
تبصره1: جلسات در مواقع ضروری با حضور مسئول واحد یا قائم مقام برگزار میشود.
تبصره2: مسئول این گونه جلسات مسئول واحد است.
تبصره3: در صورت غیبت مسئول واحد، اداره جلسات با قائم مقام است.
تبصره4: در صورت غیبت مسئول واحد و قائم مقام و در شرایط اضطراری، جلسه با حضور مسئولین فضای مجازی برادران و کارگروه فضای مجازی خواهران با تشخیص مسئول واحد و با تایید دبیر برگزار میگردد.
4-6- تمامی جلسات باید دستور و صورت جلسه داشته باشند و هرگونه تصمیمی خارج از صورت جلسه برای شورای واحد رسمیت نخواهد داشت.
تبصره1: در مواقع ضروری که بدون تشکیل جلسه مسئول واحد تصمیمی اتخاذ میکنند مکتوب کردن آن توسط شورای واحد در جلسه بعدی واحد ضروری است و مسئول واحد در قبال تصمیم اتخاذ شده نسبت به شورای واحد پاسخگو است.
تبصره2: اطلاع رسانی تصمیماتی که خارج از جلسه گرفته میشود قبل از اجراء و توسط مسئول واحد به سایر اعضاء ثابت واحد الزامی است.
تبصره3: نوشتن نتیجه جلسه با شرح مختصر به عنوان صورت جلسه کافی است.
4-7- مسئول واحد موظف به تشکیل شورای واحد مربوطه است که تعداد اعضاء آن نامحدود است.
تبصره1: شایسته است که دستور جلسات مربوط به فضای مجازی ابتدا در شورای واحد و کارگروه فضای مجازی بررسی و بعد از آن در جلسهی مشترک فضای مجازی بررسی و به تصویب برسد.
تبصره2: حضور کلیه اعضاء شورای واحد در جلسات شورای واحد الزامی است.
تبصره3: مواردی که در شورای واحد بررسی و تصویب می شود باید به تمامی افراد عضو واحد روابط عمومی اطلاع رسانی شود.
4-8- دستور جلسهي هر جلسه را مسئول جلسه حداقل یک روز قبل از جلسه تنظيم ميكند و به اطلاع اعضا ميرساند.
4-9- با درخواست یکی از اعضا يا مسئول واحد روابط عمومی هرکدام از اعضا موظف به توضيح در مورد عملكرد خويش ميباشد.
4-10- روند جلسات به شرح زیر است:
الف: قرائت قرآن ب: صحبت پیش از دستور ج: تصحیح دستور جلسه د: دستور جلسه
ه: صحبت خارج از دستور
تبصره1: ابتداي هر جلسه حداکثر 2 نفر و هر کدام به میزان حداکثر 7دقيقه می توانند به عنوان صحبت پيش از دستور، با اولويت گرفتن وقت از مسئول جلسه، صحبت نمایند.
تبصره2: پس از بحث و گفتگو در مورد دستور جلسه، با نظر موافق اکثریت اعضاء واحد حاضر در جلسه موارد مورد بحث تصویب خواهد شد.
تبصره3: بنا به درخواست دو نفر از اعضای حاضر در جلسه یا مسئول جلسه یا قائم مقام رای گیری در مورد موضوع مشخص به صورت مخفی انجام می شود.
تبصره4: بنا به تشخیص مسئول جلسه در هر جلسه حداکثر 2 نفر هرکدام به میزان حداکثر10 دقیقه می توانند برای صحبت خارج از دستور وقت بگیرند. تعیین افراد مذکور توسط مسئول جلسه صورت میگیرد.
5- زمان و مکان جلسات:
5-1- مسئول واحد موظف است حداقل هر2 هفته یکبار جلسه شورای واحد را تشکیل دهند.
تبصره: در صورت صلاحدید مسئول واحد، زمان و تعداد جلسات قابل تغییر می باشد.
5-2- مكان و زمان و دستور جلسه دقيق هر جلسه حداقل یک روز قبل از آن اطلاع رسانی می شود.
6- برنامههای شورای واحد روابط عمومی:
6-1- دو هفته قبل از شروع ترم تحصیلی و با هماندیشی اعضاء چشماندازی چهار ماهه (یک ترم) برای امور این واحد مشخص میشود که این چشمانداز در راستای چشمانداز یک سالهی شورای مرکزی میباشد.
6-2- پس از اتمام یک ترم، جلسهاي براي نقد برنامههاي ترم گذشته برگزار ميگردد.
6-3- به تشخیص مسئول و یا حداقل 3 نفر از اعضاء شورای واحد هر برنامه در طول ترم نقد جداگانه خواهد داشت.
7- نحوه مرخصی و استعفا:
7-1- مرخصی و استعفا برای مسئول واحد براساس آیین نامه شورای مرکزی است.
7-2- مرخصی قائم مقام با هماهنگی مسئول واحد و استعفا با هماهنگی مسئول واحد و تصویب شورای مرکزی انجام می شود.
تبصره: درصورت مرخصی مسئول واحد، پیگیری مسئولیتها در ابتدا توسط قائم مقام وی و درصورت عدم توانایی، این وظایف به فرد دیگری سپرده خواهد شد که توسط شورای واحد انتخاب و به تایید شورای مرکزی می رسد.
8- انضباط کاری:
8-1- کلیه اعضا در قبال وظایف خود و نظم در امور شرعا و اخلاقا مسئولند.
8-2- در صورت مشاهده غیبت و تاخیر در جلسات شورای واحد و جلسات فضای مجازی مشترک طبق آیین نامه شورای مرکزی دوره 22 برخورد خواهد شد.
این آیین نامه در ... ماده و ... تبصره در تاریخ--/--/1395 به تصویب شورای مرکزی دوره 22 رسید.